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28. November 2023

Das Hinweisgeberschutzgesetz - Handlungsbedarf für mittelständische Unternehmen

Das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist seit dem 2. Juli 2023 in Kraft und gilt seitdem für Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitenden. Ab dem 17. Dezember 2023 unterliegen auch Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden diesem Gesetz. Ziel des Gesetzes ist in erster Linie, hinweisgebende Personen zu schützen, die Informationen über Verstöße sammeln und diese an interne oder externe Meldestellen weiterleiten.

von Dr. Svenja Kahlke-Kreitzberg

Das HinSchG gilt für die Meldung und Offenlegung von Informationen über Verstöße,

• die strafbewehrt sind,
• die bußgeldbewehrt sind, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient, wobei auch arbeitsschutzrechtliche Mitteilungs-, Erlaubnis-, Prüfungs-, Bestellungs-, Belehrungs-, Dokumentations- und Anzeigepflichten erfasst sind, sowie
• in zahlreichen sektorspezifischen Bereichen, zu denen etwa Vorgaben zur Produktsicherheit und -konformität genauso gehören wie Vorgaben zum Umweltschutz, zur Lebensmittelsicherheit oder Verstöße gegen für Körperschaften und Personenhandelsgesellschaften geltende steuerliche Rechtsnormen.

Einrichtung eines internen Meldesystems

Das HinSchG sieht die die Einrichtung einer internen Meldestelle nach § 12 HinSchG sowie einer externen Meldestelle nach §§ 19–24 HinSchG vor.

Die interne Meldestelle kann dabei nach § 14 Abs. 1 HinSchG sowohl durch eine beim jeweiligen Beschäftigungsgeber beschäftigte Person, eine aus mehreren Beschäftigten bestehende Arbeitseinheit oder auch einen externen Dritten mit den Aufgaben einer internen Meldestelle besetzt werden.

Soweit die Aufgabe durch einen Beschäftigten innerhalb des Betriebes ausgeübt wird, empfiehlt es sich, einen Mitarbeiter auszuwählen, der direkt an die Unternehmensleitung berichtet. In Betracht kommen hier Leiter der Complianceabteilung, Integritäts­, Rechts- oder Datenschutzbeauftragte oder Auditverantwortliche. Um die notwendige Sachkunde der Meldestelle sicherzustellen, empfiehlt sich eine Schulung. Als Dritte bieten sich Meldeplattformen, Unternehmensberater, Wirtschaftsprüfer oder Vertreter von Arbeitgeberverbänden an.

Wichtig ist auch die Wahl des richtigen Meldekanals. In Betracht kommen Telefon oder eine andere Art der Sprachübermittlung oder soweit die Textform gewählt wird, E-Mail oder ein digitales Meldesystem. Hierbei ist jeweils zu gewährleisten, dass innerhalb dieses Übermittlungsweges auch nur die über das Meldesystem übermittelten Inhalte zugänglich ist. Übermittelte Inhalte müssen daher physisch und digital zu anderen Inhalten getrennt gehalten werden. Hier bietet sich eine eigens passwortgeschützte E-Mail an.

Beteiligung des Betriebsrates

Soweit ein bestimmtes Verfahren bezüglich der Meldung von den Arbeitnehmern verpflichtend eingehalten werden soll, so betrifft dies das Ordnungsverhalten im Betrieb und löst ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 S. 1 BetrVG aus. Die personelle Besetzung der Meldestelle löst – soweit es sich nicht um eine Neueinstellung oder Versetzung handelt – demgegenüber kein Mitbestimmungsrecht aus.

Hier ist zu empfehlen, ausreichend Zeit zur Auswahl eines Meldekanals einzuplanen, um etwaige Mitbestimmungsrechte zu prüfen und gewährleisten zu können.

Verfahrensablauf

Bei internen Meldungen im Rahmen des § 17 HinSchG ist folgender Verfahrensablauf einzuhalten:

1. Innerhalb von maximal sieben Tagen ist gegenüber der meldenden Person der Eingang der Meldung zu bestätigen.
2. Als nächstes ist zu prüfen, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich des § 2 HinSchG fällt.
3. Des Weiteren sollte Kontakt zur meldenden Person gehalten, gegebenenfalls um weitere Informationen gebeten werden
4. Die eingegangene Meldung sollte dann auf ihre Stichhaltigkeit überprüft werden.
5. Es werden angemessene Folgemaßnahmen ergriffen.
6. Innerhalb von drei Monaten nach Bestätigung des Eingangs der Meldung muss eine Rückmeldung an die meldende Person erfolgen. Diese Rückmeldung enthält Informationen zu geplanten und bereits ergriffenen Folgemaßnahmen sowie die Angabe von Gründen dafür, soweit dadurch keine internen Untersuchungen oder Ermittlungen beeinträchtigt werden und die Rechte der in der Meldung genannten Personen gewahrt bleiben.
7. Die Hinweise müssen unter Einhaltung des Vertraulichkeitsgebots dokumentiert werden. Diese Dokumentation wird drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht, sofern es nicht erforderlich und angemessen ist, sie zur Bearbeitung des Hinweises oder gemäß anderen Rechtsvorschriften länger aufzubewahren (§ 11 HinSchG).

Die Preisgabe der Identität an den Beschäftigungsgeber ist untersagt. Die Meldestelle kann den Umgang mit Meldungen und das Ergreifen von Folgemaßnahmen ohne Weisungen des Unternehmensinhabers oder der Geschäftsleitung in eigener Verantwortung bestimmen.

Eine Pflicht zur Bearbeitung von anonym eingehenden Meldungen besteht nicht, das HinSchG empfiehlt dies lediglich.

Beschäftigte können sich auch an eine externe Meldestelle wenden. Dies sind bislang die vom Bund errichtete Stelle für externe Meldungen beim Bundesamt für Justiz, sowie in bestimmten Fällen das Bundeskartellamt oder die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungen. Weitere Meldestellen sind bislang jedenfalls in NRW nicht eingerichtet.

Informationen über das externe Meldeverfahren muss die interne Meldestelle vorhalten.

Kündigungsschutz und Schadensersatzansprüche

Nach § 36 HinSchG sind Repressalien oder deren Androhung verboten. Im Falle des Verstoßes kommen Schadensersatzansprüche in Betracht. Im Falle einer Kündigung, die in scheinbarem Zusammenhang mit der Meldung ausgesprochen wird, muss die Arbeitgeberseite nachweisen, dass kein kausaler Zusammenhang zwischen Kündigung und der Meldung besteht.

Arbeitsrechtliche Beratung und Vertretung erfolgt in unserer Kanzlei durch Frau Rechtsanwältin Dr. Svenja Kahlke-Kreitzberg, Herrn Rechtsanwalt Schauch und Frau Rechtsanwältin Schnittert.

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